Меня зовут Оля i я персональный ассистент управляющего партнера в компании Boosta. Я хочу развеять мифы вокруг моей профессии и пролить немного света на то, что значит быть персональным ассистентом управляющего партнера в IT-компании.
Персональный ассистент в ИТ-компании - кто он?
Начну с основного: я полное высшее экономическое образование, это не первое мое место работы и не отчаяние. Почти три года назад я решила сделать разворот на 180 градусов и уйти с должности заместителя директора одной компании по управлению активами. На тот момент у меня было 7 лет стажа на фондовом рынке, и ни дня после освобождения не пожалела о своем решении.
Сегодня точно знаю, что такое любить свою работу, находиться в самом центре событий и быть одним из героев экшн-фильма. Просто представьте, что однажды утром у вас появились пары дополнительных рук и ног и еще одна голова. И вуаля! Теперь вы успеваете делать в два раза больше с тем же энтузиазмом, и даже немного быстрее.
Как часто выглядят мои задачи? Это как вы знаете, куда надо прийти, но понятия не имеете, где это и как туда попасть. Надо заметить, что мои задачи почти никогда не повторялись и всегда были в определенной степени вызовом, который заставляет расширять границы возможного. Это необычная и очень креативная работа для тех, кто любит головоломки и не готов пасовать перед трудностями и закрытыми дверями.
Типичный день ассистента в IT:
- Предложить проект новой лаунж-зоны в офисе и управлять ремонтом.
- Перенять обязанности начальника службы безопасности на время его отпуска.
- Исследовать новые ниши и рынки, и представить результаты топ-менеджерам.
- Провести киберспортивный турнир.
- Подобрать персонал для запуска нового проекта.
- Написать несколько статей.
- Выступить медиатором в конфликте.
- Принять участие в переговорах с юристами (как в Украине, так и за ее пределами).
- Список этот далеко не исчерпывающий, но все же дает представление о том, с чем я сталкиваюсь по работе. За эти почти 3 года я научилась многим вещами, которые считаю полезными и универсальными.
Ежедневно следует:
- Бороться со "страхом закрытых дверей». Боитесь получить отказ настолько, что решаете и не спрашивать совсем? Это самозащита. Впервые не пидфартить, вдруг тоже, но ощущение успеха будет, как эйфория. К тому же люди часто и сами рады вам помочь или подсказать, просто не бойтесь спросить.
- Собирать и хранить информацию о текущих и закрытых проектах в легкодоступном и удобном месте, чтобы всегда была возможность вернуться к любому из них и получить нужную информацию. Просто делайте это. Когда такая привычка сэкономит вам много рабочего времени.
- Развивать «толерантность к неопределенности». Она повсюду. Принимая неопределенность и развивая к ней толерантность, будет легче пережить жизненные турбулентности и открыть новые возможности.
- Использовать метод «рационального фланера». Понятие, введенное Нассима Талеб, о том, что при реализации проекту перед выполнением каждого следующего шага надо делать поправку на полученную на текущий момент информацию. Благодаря этому вы сможете корректировать и обновлять свой план действий и всегда успевать.
- Не откладывать неприятные задания. Психика не железная, а нервы не резиновые. Даже если вы откладываете неприятное для вас задача, на подкорке вы все равно продолжаете вспоминать о нем, как о неизбежном горе. Это не может подавлять и вгонять в лишний стресс. Если такая задача все же вас настигла, советую попробовать разделить его на более мелкие шаги или просто переформулировать для себя, чтобы получать ценность от ее реализации.
- Слышать и давать фидбэк. Выполнение любого задания - это общение, качество которого влияет на результат, который вы получаете на выходе. Не только слушать, но и услышать, что именно и зачем хочет сказать вам человек - это уже большой шаг. Не менее важно дать ей понять, как вы собираетесь поступить с полученной информацией.
- Видеть и развивать свои сильные стороны. Мне всегда нравилось писать, и после погружения в эту тему я с еще большим удовольствием пишу для своей компании угодно. Попробуйте поискать, что вы умеете и что вам нравится, и найдите этом применение уже сейчас - и вы начнете гордиться собой еще немножко больше.
- Подтягивать слабые стороны. Меня всегда пугали переговоры на любом уровне. Но после курса практических занятий по ведению переговоров, стала чувствовать себя гораздо увереннее.
- Метрики - это лучший аргумент. Большинство проектов и задач могут быть измерены и вычислены, а от того более обоснованы. Поэтому если вы в чем-то сомневаетесь или ищете аргументы «за» и «против», скорее всего, этот вопрос можно перевести в цифры и принять решение гораздо быстрее.
- Не опускать руки. Это наиболее стандартная, но важный совет из всех, что я могу дать. Чем бы вы ни занимались, еще никто не рождался с умением делать все идеально с первого раза. Ну, и все мы помним, что Томас Эдисон сделал 10000 экспериментов, чтобы на 10001 добиться желаемого результата - рабочего прототипа лампы накаливания.
- Не надо быть чужим среди своих. Вам предстоит освоить профессиональный жаргон. Ведь на работе вы должны понимать собеседника без переводчика и отвечать понятном ему языке. Первые рабочие дни казались мне заграничной командировкой: понимаю только местоимения, частицы и эмоциональную окраску. Поэтому я взялась за книги, посещение семинаров и тематических мастер-классов. Agile, scrum, waterfall, SEO лились на меня потоком. Но обновив свой словарный запас и пошагово разбираясь в новой сфере, я наконец стала чувствовать себя «местной». Пожалуй, это было самым сложным испытанием: не только стать частью слаженного механизма, но и занять в нем свое место.
И напоследок, всегда есть чему учиться. Чтобы оставаться в курсе событий и не выпадать из колеи, нужно постоянно работать над собой. И этот процесс на самом деле бесконечен. Однако чем бы вы ни занимались, вы будете это делать с большей эффективностью, если оно вам действительно нравится. Если же вы перестаете получать удовольствие от работы, не бойтесь изменить свою жизнь и заняться чем-то новым.