Вторник, 29 сентября 2020 22:44

Как быть персональным ассистентом в IT-компании

Автор
Оцените материал
(0 голосов)

Слышишь «персональный ассистент» - и запахло кофе, копировальной машиной и невероятной скукой. Представляешь себе «перекладывание бумажек», «принеси-подай», «топ-топ-топ-менеджмент», и, собственно говоря, все. В лучшем случае, в памяти всплывает дворецкий Бэрримор и его овсянка. Создается впечатление, что это вакансия на временный подработка для студентов или тупик, ведущий к концу вашей карьерной лестницы.

Меня зовут Оля i я персональный ассистент управляющего партнера в компании Boosta. Я хочу развеять мифы вокруг моей профессии и пролить немного света на то, что значит быть персональным ассистентом управляющего партнера в IT-компании.

Персональный ассистент в ИТ-компании - кто он?

Начну с основного: я полное высшее экономическое образование, это не первое мое место работы и не отчаяние. Почти три года назад я решила сделать разворот на 180 градусов и уйти с должности заместителя директора одной компании по управлению активами. На тот момент у меня было 7 лет стажа на фондовом рынке, и ни дня после освобождения не пожалела о своем решении.

Сегодня точно знаю, что такое любить свою работу, находиться в самом центре событий и быть одним из героев экшн-фильма. Просто представьте, что однажды утром у вас появились пары дополнительных рук и ног и еще одна голова. И вуаля! Теперь вы успеваете делать в два раза больше с тем же энтузиазмом, и даже немного быстрее.

Как часто выглядят мои задачи? Это как вы знаете, куда надо прийти, но понятия не имеете, где это и как туда попасть. Надо заметить, что мои задачи почти никогда не повторялись и всегда были в определенной степени вызовом, который заставляет расширять границы возможного. Это необычная и очень креативная работа для тех, кто любит головоломки и не готов пасовать перед трудностями и закрытыми дверями.

Типичный день ассистента в IT:

  • Предложить проект новой лаунж-зоны в офисе и управлять ремонтом.
  • Перенять обязанности начальника службы безопасности на время его отпуска.
  • Исследовать новые ниши и рынки, и представить результаты топ-менеджерам.
  • Провести киберспортивный турнир.
  • Подобрать персонал для запуска нового проекта.
  • Написать несколько статей.
  • Выступить медиатором в конфликте.
  • Принять участие в переговорах с юристами (как в Украине, так и за ее пределами).
  • Список этот далеко не исчерпывающий, но все же дает представление о том, с чем я сталкиваюсь по работе. За эти почти 3 года я научилась многим вещами, которые считаю полезными и универсальными.

Ежедневно следует:

  1. Бороться со "страхом закрытых дверей». Боитесь получить отказ настолько, что решаете и не спрашивать совсем? Это самозащита. Впервые не пидфартить, вдруг тоже, но ощущение успеха будет, как эйфория. К тому же люди часто и сами рады вам помочь или подсказать, просто не бойтесь спросить.
  2. Собирать и хранить информацию о текущих и закрытых проектах в легкодоступном и удобном месте, чтобы всегда была возможность вернуться к любому из них и получить нужную информацию. Просто делайте это. Когда такая привычка сэкономит вам много рабочего времени.
  3. Развивать «толерантность к неопределенности». Она повсюду. Принимая неопределенность и развивая к ней толерантность, будет легче пережить жизненные турбулентности и открыть новые возможности.
  4. Использовать метод «рационального фланера». Понятие, введенное Нассима Талеб, о том, что при реализации проекту перед выполнением каждого следующего шага надо делать поправку на полученную на текущий момент информацию. Благодаря этому вы сможете корректировать и обновлять свой план действий и всегда успевать.
  5. Не откладывать неприятные задания. Психика не железная, а нервы не резиновые. Даже если вы откладываете неприятное для вас задача, на подкорке вы все равно продолжаете вспоминать о нем, как о неизбежном горе. Это не может подавлять и вгонять в лишний стресс. Если такая задача все же вас настигла, советую попробовать разделить его на более мелкие шаги или просто переформулировать для себя, чтобы получать ценность от ее реализации.
  6. Слышать и давать фидбэк. Выполнение любого задания - это общение, качество которого влияет на результат, который вы получаете на выходе. Не только слушать, но и услышать, что именно и зачем хочет сказать вам человек - это уже большой шаг. Не менее важно дать ей понять, как вы собираетесь поступить с полученной информацией.
  7. Видеть и развивать свои сильные стороны. Мне всегда нравилось писать, и после погружения в эту тему я с еще большим удовольствием пишу для своей компании угодно. Попробуйте поискать, что вы умеете и что вам нравится, и найдите этом применение уже сейчас - и вы начнете гордиться собой еще немножко больше.
  8. Подтягивать слабые стороны. Меня всегда пугали переговоры на любом уровне. Но после курса практических занятий по ведению переговоров, стала чувствовать себя гораздо увереннее.
  9. Метрики - это лучший аргумент. Большинство проектов и задач могут быть измерены и вычислены, а от того более обоснованы. Поэтому если вы в чем-то сомневаетесь или ищете аргументы «за» и «против», скорее всего, этот вопрос можно перевести в цифры и принять решение гораздо быстрее.
  10. Не опускать руки. Это наиболее стандартная, но важный совет из всех, что я могу дать. Чем бы вы ни занимались, еще никто не рождался с умением делать все идеально с первого раза. Ну, и все мы помним, что Томас Эдисон сделал 10000 экспериментов, чтобы на 10001 добиться желаемого результата - рабочего прототипа лампы накаливания.
  11. Не надо быть чужим среди своих. Вам предстоит освоить профессиональный жаргон. Ведь на работе вы должны понимать собеседника без переводчика и отвечать понятном ему языке. Первые рабочие дни казались мне заграничной командировкой: понимаю только местоимения, частицы и эмоциональную окраску. Поэтому я взялась за книги, посещение семинаров и тематических мастер-классов. Agile, scrum, waterfall, SEO лились на меня потоком. Но обновив свой словарный запас и пошагово разбираясь в новой сфере, я наконец стала чувствовать себя «местной». Пожалуй, это было самым сложным испытанием: не только стать частью слаженного механизма, но и занять в нем свое место.

И напоследок, всегда есть чему учиться. Чтобы оставаться в курсе событий и не выпадать из колеи, нужно постоянно работать над собой. И этот процесс на самом деле бесконечен. Однако чем бы вы ни занимались, вы будете это делать с большей эффективностью, если оно вам действительно нравится. Если же вы перестаете получать удовольствие от работы, не бойтесь изменить свою жизнь и заняться чем-то новым.

Прочитано 89 раз Последнее изменение Вторник, 29 сентября 2020 22:57

Оставить комментарий

Убедитесь, что вы вводите (*) необходимую информацию, где нужно
HTML-коды запрещены