Как эффективно делать заметки на работе

Важность и польза заметок

Записи очень полезны, в частности, на работе, это возможность сохранить и ссылаться на информацию в будущем. Во время записей очень важно активное слушание. Лучший способ делать эффективные заметки – это слушать и записывать вещи, которые кажутся важными для возвращения к ним позже.

Кому нужны записки

Примечания делают представители разных профессий: официанты, журналисты, судьи, врачи, бухгалтеры, курьеры, дизайнеры, учителя, инженеры, менеджеры – список можно продолжать долго.

Человеческая память не идеальна, заметка не обязательно ограничивается работой. Написание афирмаций, целей или даже любимых цитат повышает мотивацию. Люди на 42% чаще достигают своих целей, написав их.

Рассмотрим несколько методов записи

Метод заметок Корнелла

На листе бумаги или в блокноте проведите горизонтальную линию (на 5 см выше нижнего края). После этого проведите вертикальную линию, отступив 5-7 см от левого края. В результате получится лист, разделенный на три части:

• в правой части – место для заметок;
• в левой – будете записывать основные мнения и вопросы;
• в нижней части – место для резюме.

Благодаря этому методу можно планировать неделю, записывать лекции, совещания, собрания, выступления.

Метод заметок Билла Гейтс

Разделите лист бумаги на 4 квадрата (блока) (их может быть и больше), они будут связаны между собой одной темой. В каждый блок тезисно запишите информацию из выступления. Например: в одной части запишите вопросы, возникающие во время выступления/интервью; во второй – основные мнения, в третьей – краткие отметки и замечания; в четвертой – примеры.

Метод записи ментальных карт

Или mind mapping – популярная техника записи, суть которой состоит в том, что основной текст заметок размещается внутри листа.

То есть вы пишете основное мнение или понятие по центру страницы, обводите кругом/берете в рамку (как удобнее) и с помощью стрелок, которые расходятся в разные стороны, записываете ключевые идеи и слова, связанные с темой.

Метод течения

Если у вас нет желания писать за спикером, как стенографист/ка – этот метод для вас. Главная цель – вы должны активно участвовать в восприятии материала и получении в короткие сроки большого количества информации.

Записывая, вы размышляете и развиваете собственные идеи, записываете только основные моменты, а остальное комментируете своими словами. Будьте готовы к тому, что ваши заметки будут отличаться от слов спикера, поэтому применяйте этот метод в случае разбираемости в теме.

Если вам нужно записывать много, например, точных данных, то лучше, чтобы у вас был для подстаховки диктофон, затем, переслушав, дополните конспект пропущенным.

Метод предложений

Похоже на стенографирование, вам нужно записывать все, что слышите от спикера. Однако есть отличие – вам придется фиксировать каждое предложение из новой строки и нумеровать его. Благодаря этому есть возможность ссылаться в одном предложении на другие, например, «см. №8».

Для рабочих встреч лучше всего подойдет метод предложений.

Советы по ведению заметок

• Предварительно подготовьте разноцветные ручки/маркеры. Важнее всего выделяйте цветом.
• Используйте план-конспект. Следите за последовательностью представленной информации, указывайте основные разделы.
• Записывайте также непонятные моменты и вопросы. Встречи очень часто ограничены во времени, поэтому перебивать спикера и переспрашивать во время выступления не стоит, сделайте это после.
• Используйте заголовки. Избегайте сокращенных заметок, поскольку вы можете запомнить их сейчас, но не позже, когда понадобится.
• Ориентируйтесь только на основные мнения, фиксируйте суть темы.
• Не забывайте об аббревиатурах.
• Вместо цифр пишите знаки.
• Включайте в заметки графики, таблицы, формулы, схемы, диаграммы. Это экономит время и легко запоминается.
• Используйте диктофон и одновременно записывайте. Если не успели что-либо зафиксировать – оставляйте место, затем сможете дополнить заметки.
• Визуализируйте услышанное – так легче воспринимать и фиксировать информацию

Теперь ваш арсенал пополнился полезными инструментами для ведения записей. Используйте их, чтобы выполнять работу как можно лучше.