Как эффективно справиться с многозадачностью

Выполняя пошагово составлены в логической последовательности пункты, вы сконцентрируете внимание, разгрузите мозг, более эффективно справитесь с запланированной делом, не допуская ошибок. Поэтому как правильно составить чек-лист и эффективно его использовать?

Все под контролем

Говоря простым языком, чек-лист - это контрольный перечень дел, которые нужно выполнить или проверить. Составляют его в произвольной форме, разбивая определенную задачу на несколько пунктов. Информация фиксируется в письменном виде, в поэтапном порядке исполнения. Таким образом важные детали выполнения не останутся без внимания.

Составляют их для использования в различных сферах:

• чек-лист для выхода на работу (телефон-кошелек-ключи-деньги-гарнитура-документы-визитки-ручка)
• составление заказов (разработано-согласованно-заказано-получено)
• в бытовой сфере (список продуктов, которые нужно купить) и др.

Помогают чек-листы и в приобретении полезных привычек: составлен чек-лист правильного питания или физических нагрузок более эффективен, чем обещания самому себе.

Виды чек-листов

• Do-confirm (сделай-проверь) - для опытных исполнителей: чтобы просто проверить, что ничего не пропущено и не потеряно.
• Read-do (прочитай сделай) - для начинающих. Просто читать и выполнять поочередно простые действия (например, собирать чемоданы в отпуск).

Правила создания

В чек-листах главное - лаконичность и ясность. Сначала внесите только номер задания и перечень. Выполнив пункт из списка, отметьте его удобным для вас знаком, который будет свидетельствовать, что задание выполнено.

Следуйте простым правилам, чтобы создать эффективный чек-лист:

1. Один пункт - одно задание. Пишите не более 2-3 слов.
2. Используйте три колонки: порядковый номер задания, формулировка задачи, отметка о выполнении.
3. Записывайте пункты в утвердительной форме, ведь главное - проверка готовности задачи.
4. Используйте положительные прогнозы. Например, если сравнить формулировки «выйти на пробежку» и «пробежка сделана», второй вариант побуждать к большей ответственности.
5. Оптимальное количество пунктов в чек-листе - не более 20.
6. По желанию устанавливайте временные рамки выполнения заданий.
7. При оформлении используйте не более трех цветов и простые шрифты. Название задачи лучше выделять заглавными буквами или курсивом.

Готовые шаблоны чек-листов можно найти в интернете, сферы деятельности могут быть разными - от маркетинга и менеджмента, оказание услуг, ведения любого бизнеса к планированию отпусков и домохозяйства.

Где разместить

Чтобы составлен чек-лист работал на вас, советуем размещать перечень дел в соответствии с поведенческих триггеров: личные - на видных местах дома, в дневнике, смартфоне. Рабочие - на рабочем столе или в облачном хранилище, чтобы обеспечить коллективный доступ к просмотру и загрузки.

Чек-лист - полезный и эффективный инструмент выполнения задач. Поэтому составляйте и выполняйте свои планы, это держит в тонусе. Структурирование информации и составления пошаговых действий - это экономия времени и избежания ошибок по невнимательности, а значит - лучший результат!