Как эффективно ставить задачи команде?

Общие правила постановки задач

Есть золотые аксиомы понятной задачи, и они подходят для любой сферы и любого сотрудника. Не учитывая эти правила, достичь нужного результата или какого-либо будет невозможно.

• Конкретный исполнитель. Ошибочно писать в чат с несколькими людьми задачу и не указывать, кого она касается. В таком случае коллеги решат, что это либо общая информация к сведению, а не к исполнению, либо касается она кого-то другого, а не конкретно его. Если это специфическая работа одного сотрудника, лучше указать, что вы обращаетесь к нему. Даже если исполнители задания – все участники чата, лучше их перечислить или тянуть персонально.

• Задание в письменном виде. Методом ошибок в бизнесе доказано – если задача не записана, ее не существует. Если поставить задачу в устной форме, появляется сразу два слабых звена – автор и исполнитель. Такая задача может потеряться в памяти обоих, особенно если задач много. Кроме того, могут быть упущены важные детали или промежуточные сроки.

• Название задачи. Задача должна звучать максимально конкретно и понятно. Ошибочно записать «Эскиз» и поставить дату сдачи. Лучше, когда в формулировке задачи есть глагол и он не вызывает нескольких трактовок. К примеру, «Сделать визуальный вид проекта для утверждения с клиентом».

• Объяснение. Мало лишь в названии дать ясное понимание конечного результата. Пропишите пожелания клиента, сколько вариантов того же эскиза должно быть, что нужно использовать и т.д. Объясните все столь подробно, насколько это возможно.

• Дедлайн. Без дедлайна не только трудно проконтролировать работу, тяжело исполнителю не расплескаться во временном пространстве и не потерять все идеи и входные данные. Для больших проектов лучше ставить промежуточные дедлайны, чтобы контролировать и давать фидбеки на разных этапах, так не придется все перерабатывать в последнюю ночь. Для особо творческих команд дедлайн лучше ставить с запасом для его срыва.

Как ставить понятные задачи в маркетинге

Базовая постановка задач состоит из нескольких важных пунктов:

Суть задачи. Что нужно сделать, для чего, в рамках какого проекта.

KPI. Метрики, которые помогут понять, что вы делаете все правильно и от этого есть результат. Ведь каждый член команды должен четко понимать, зачем вы это делаете и что хотите получить.

Дедлайны. Если проект многоуровневый – руководителю следует установить не только общий дедлайн, но и дедлайн на каждый этап работы. И вместе с командой периодически трекать их готовность.

Синхроны. То есть короткие встречи для определения статуса задачи, ее проблемных точек (если таковые есть), элементов, которых не хватает для полноценного и своевременного завершения.

Ответственность. Обычно проект – это слаженная работа целой команды, поэтому если не распределить роли на этапе постановки задачи – все пойдет кувырком. Четко пропишите, кто и за что отвечает, а также назначьте лидера (если речь именно о больших задачах, в которых привлечены многие люди).

Также помните, что для постановки задач не следует использовать мессенджеры или групповые чаты – они теряются в потоке общения. Выберите почту или специальные программы типа Trello, Confluence, где задача будет четко зафиксирована и структурирована.

Последний, но не менее важный пункт – доверие между членами команды. Выстраивайте процессы так, чтобы сотрудники не боялись задать вопрос и взаимодействовать между собой в процессе работы. Доверяйте им и соблюдайте меру с контролем. Тогда все точно получится.

Таким образом, все работает в нашей компании. Но стоит учитывать ваши внутренние факторы, учитывать их. Продолжительность проекта, бюджет, количество людей в команде, география работы команды, внешние факторы (например, веерные отключения света) – от всех этих мелочей зависит успех и реализация задачи.

Как ставить понятные задачи копирайтерам

В новостной журналистике сложно спрогнозировать работу на длительный период. Поэтому дедлайн для больших тем мы всегда ставим в канун дня выпуска, чтобы было время и у журналиста довести все до идеала, и у литературного редактора – на вычитку, и у выпускного – на редактирование и внесение правок.

Второе важное правило, если вы хотите получить тот текст, который просите – не скачивать работу над всеми большими материалами одного автора. Чтобы работа была эффективной – автор должен чередовать написание коротких новостей по интервью или статьям.

Что касается постановки задачи по большому тексту, то здесь несколько этапов:

Четко прописать тему – что она должна раскрывать, какая будет структура, откуда брать визуальный контент, сколько должно быть экспертов и т.д.

Исполнитель – в письменном виде указан автор материала в онлайн-инструменте, к которому доступ имеют все. Мы используем Google-таблицы, а также дублируем тему в личном письме автору, чтобы точно ничего не потерялось.

Напоминание. По новому ритму журналисты могут «потерять» поставленную задачу. Поэтому проверяем таблицу со списком тем и «стукаем» с напоминанием автора.

Дедлайн. Без него некуда. Даже задача, которая не привязана к определенной дате, должна иметь дедлайн. Ибо в результате вы рискуете его не получить.