Как правильно написать письмо-объяснение?

Что даст письмо-объяснение?

Подчеркнет профессионализм и ответственность

Такое письмо покажет работодателю, что вы умеете признать свои ошибки, взять на себя ответственность и найти выход из сложившейся ситуации. Не ошибается только тот, кто ничего не делает. Даже если ваша ошибка была значительной и требует не одного дня для разрешения, то письмо с извинениями, объяснениями ситуации и определением возможных выходов из нее лишь продемонстрирует руководству ваше профессионализм.

Поддержит взаимное уважение

Сообщайте о своем отсутствии на работе коллег и руководства заранее. Это подчеркнет уважение к ним, устранит возникновение вопросов, к кому обращаться, если возникнут срочные вопросы. Следовательно, вы можете надеяться на подобное отношение к себе, когда кому-то из коллег понадобится срочный отгул. Также письмо-объяснение постфактум подчеркнет уважительное отношение к коллегам и руководству, ведь вы ищете возможность извиниться, найти общий язык и исправить ошибки.

Станет четкой инструкцией действий

В письме вы опишете, когда планируете вернуться к работе, как исправить сложившуюся ситуацию, когда сможете отдать проект или наладить связь с клиентом. Руководитель или коллеги, которым вы адресуете письмо, всегда смогут зайти и посмотреть важную информацию о сроках или планах действий.

Как писать письмо-объяснение?

Независимо от причины, по которой вам пришлось писать письмо-объяснения, структура у него будет схожа. Рассказываем, с чего начать, когда изложить основные мнения и чем закончить такое письмо.

Приветствие

Традиционно начинаем с приветствия со всеми адресатами (или с одним). Если вы пишете письмо руководителю и коллегам о том, что вас не будет завтра по семейным обстоятельствам, то можно обратиться так: «Поздравляю, коллеги!» или просто «Привет!». Если ваше письмо адресовано только руководителю, то лучше обращаться за именем: «Ольга, приветсвую!».

Благодарность

Если вы пишете письмо-объяснение после того, как руководитель, например, разрешил вам пропустить рабочий день, то благодарность можно выразить после приветствия. «Откровенно благодарна вам за возможность решить семейные проблемы в рабочее время». Если письмо вы пишете для того, чтобы отпроситься, то лучше поблагодарить в конце: «Заранее благодарен/благодарна за понимание!». То же касается извинений по поводу опозданий или сорванных дедлайнов — благодарность здесь лучше высказать после объяснения сути.

Объяснение причин

Далее переходите к конкретному изложению причин вашего отсутствия, сорванных дедлайнов или недоразумений с клиентом. Эти объяснения должны быть четкими, без воды и оправданий. Они должны кратко передавать основную сущность проблемы. Также здесь можно указать о ваших попытках перекрыть ошибку или отсутствие. Например: «К сожалению, не мог/не могла присутствовать/присутствовать на этой важной встрече по болезни. Однако попросил/попросила Олега сделать заметки и передать мне для лучшего понимания основных тезисов и принятых решений на ней».

Шаги к решению

Далее очертите, как вы предлагаете исправить сложившуюся ситуацию или компенсировать свое отсутствие на работе. «Я уже связался/связалась с клиентом, мы договорились встретиться после обеда в ресторане и обсудить сроки и результаты работы. Определил/определила список альтернативных вариантов, которые мы сможем предложить. Добавляю его во вложении. Также буду признателен за помощь коллег, которые раньше работали с этим клиентом и лучше осведомлены в его требованиях». Если речь идет об объяснении отсутствия заранее, то здесь можно указать, как вы сможете быть вовлечены в работу: «Я болею, однако продолжаю работать из дома. Со мной также можно будет связаться по телефону для неотложных вопросов: 067 012 34 56».

Благодарность, прощение, прощание

В конце письма не лишним будет еще раз извиниться и поблагодарить за понимание. Далее попрощаться и выразить надежду на дальнейшую продуктивную связь.

Не стоит бояться писать такие письма, ведь лучше все объяснить коллегам и руководителю, чем оставить им возможность рисовать догадки и создавать ложное впечатление о вас.