Что следует знать о материальной помощи работникам и как ее получить

В 2025 году практика предоставления материальной помощи в Украине регулируется не только внутренними документами предприятий, но и налоговым законодательством, что делает тему особенно актуальной.

• Что такое материальная помощь и зачем она нужна
• Основные виды материальной помощи
• Кто может рассчитывать на материальную помощь
• Основания для предоставления материальной помощи
• Как оформить материальную помощь
• Сколько раз можно обращаться за помощью
• Может ли работодатель отказать в выплате
• Налогообложение материальной помощи
• Почему материальная помощь важна

Разберёмся детально, кому положена материальная помощь, какие существуют её виды, как правильно оформить выплату, и что нужно учитывать с точки зрения налогообложения.

Что такое материальная помощь и зачем она нужна?

Материальная помощь — это добровольная выплата, направленная на поддержку работника в определённых жизненных обстоятельствах. В отличие от обязательных выплат, таких как зарплата, больничные или отпускные, она не регулируется напрямую Трудовым кодексом, а оформляется на основе внутренних нормативных актов организации: положения об оплате труда, коллективного договора, приказов и распоряжений.

Цель материальной помощи — поддержать сотрудника в трудный момент или создать благоприятные условия для его благополучия, что в свою очередь укрепляет лояльность, мотивацию и снижает текучесть кадров. Всё чаще компании рассматривают такие выплаты не только как способ реагирования на форс-мажоры, но и как элемент бренда работодателя.

Основные виды материальной помощи

В современной корпоративной практике различают два ключевых типа материальной помощи:

1. Систематическая (регулярная) помощь.

Такие выплаты заранее предусмотрены во внутренних документах и предоставляются при наступлении конкретных событий. Например, ежегодная помощь на оздоровление перед отпуском или выплата ко дню рождения сотрудника. Размер, периодичность и условия получения прописываются заранее.

Важно понимать, что систематическая помощь может выступать аналогом премии, если привязана к результатам труда или KPI. В этом случае она становится частью системы мотивации и может облагаться налогами, как и любой доход от трудовой деятельности.

2. Единовременная (разовая) помощь.

Этот вид поддержки оформляется при наступлении исключительных обстоятельств — таких как болезнь, смерть близкого родственника, пожар, стихийное бедствие, потеря имущества. В таких случаях решение о выплате принимается индивидуально, исходя из заявления работника и представленных подтверждающих документов.

Кто может рассчитывать на материальную помощь?

На получение материальной помощи могут претендовать все сотрудники, официально оформленные на предприятии. Это касается как тех, кто работает на полную ставку, так и сотрудников в декретном отпуске, на больничном, в отпуске по уходу за ребёнком. Если локальные нормативные акты это допускают — материальная помощь может быть предоставлена даже бывшим сотрудникам, уволенным по уважительной причине.

Некоторые категории работников могут иметь приоритет при распределении средств: участники боевых действий, инвалиды, многодетные родители, сотрудники с большим стажем. Это определяется внутренней социальной политикой работодателя, но желательно закреплять такие условия письменно, чтобы избежать споров.

Основания для предоставления материальной помощи

Хотя Трудовой кодекс Украины не устанавливает исчерпывающий перечень оснований, наиболее распространёнными причинами являются:

• дорогостоящее лечение сотрудника или его близких;

• смерть родственников первой степени родства;

• стихийные бедствия, аварии, пожары, кражи;

• рождение ребёнка;

• необходимость дорогостоящей медицинской реабилитации за границей;

• чрезвычайные личные обстоятельства.

Каждый случай требует документального подтверждения:

• медицинских справок,

• актов обследования,

• свидетельств о рождении или смерти и тд.

Работодатель вправе запросить дополнительные документы, особенно при значительных суммах выплат.

Как оформить материальную помощь?

Процесс оформления начинается с подачи заявления сотрудником, в котором он указывает причину обращения и прилагает подтверждающие документы. Далее кадровая служба или комиссия по социальным вопросам рассматривает заявление, и при положительном решении издаётся соответствующий приказ.

В организациях с крупным штатом может быть создан специальный социальный фонд, откуда финансируются такие выплаты. В малом бизнесе материальная помощь обычно выплачивается из текущих операционных расходов.

Оформление материальной помощи должно сопровождаться следующими документами:

• заявление от сотрудника;

• комплект подтверждающих документов;

• приказ или распоряжение руководителя;

• бухгалтерская справка о размере и порядке выплаты;

• запись в табеле или журнале учета выплат.

Сколько раз можно обращаться за помощью?

Законом не установлено ограничений по количеству обращений. Сотрудник может подавать заявления при каждом новом обстоятельстве, требующем финансовой поддержки. Однако работодатель вправе вводить внутренние ограничения: например, не более одного раза в полгода или с обязательным перерывом между обращениями. Эти условия должны быть зафиксированы в коллективных или индивидуальных договорах.

Может ли работодатель отказать в выплате?

Да, материальная помощь является добровольной выплатой, и её предоставление зависит от финансового состояния компании, а также внутренней политики. Однако отказ должен быть аргументирован и оформлен в письменной форме — это важно для соблюдения трудовой этики и недопущения конфликтов. Работодатель вправе отказать, если:

• не хватает бюджета на социальные выплаты;

• сотрудник не предоставил необходимые документы;

• помощь не предусмотрена локальными актами;

• обращение противоречит установленному порядку.

Налогообложение материальной помощи

Согласно статье 170.7.3 Налогового кодекса Украины, в 2025 году не подлежит налогообложению сумма нецелевой благотворительной помощи, не превышающая 4240 грн в год. Если сумма превышает этот лимит, разница подлежит обложению налогом на доходы физических лиц (18%) и военным сбором (1,5%).

Следует различать целевую и нецелевую помощь:

• Нецелевая — не требует отчёта о расходовании, предоставляется на усмотрение работодателя. Именно она подпадает под налоговую льготу.

• Целевая — выдаётся на конкретную цель (например, лечение), требует подтверждения и не всегда подпадает под льготу.

При регулярной выплате помощи в рамках системы мотивации, такие суммы считаются доходом и полностью облагаются налогами.

Почему материальная помощь важна?

Материальная помощь — это не только способ поддержать сотрудника в трудной ситуации, но и действенный элемент корпоративной культуры. Работодатель, который вовремя реагирует на нужды персонала, получает взамен лояльность, вовлеченность и снижение текучести кадров.

Для эффективного применения этого инструмента рекомендуется:

• чётко прописать порядок предоставления помощи в документах;

• определить прозрачные критерии;

• сформировать отдельный социальный фонд при возможности;

• информировать сотрудников о существующей возможности получить поддержку.

В 2025 году материальная помощь остаётся актуальным и востребованным элементом социальной политики компании. Грамотно оформленная и своевременно предоставленная выплата помогает укрепить трудовые отношения, снижает стресс сотрудников и способствует формированию устойчивого HR-бренда.

Если вы работодатель — позаботьтесь о том, чтобы правила оказания помощи были понятны и доступны каждому. Если вы работник — не бойтесь обращаться за поддержкой, особенно если возникли объективные трудности. Забота друг о друге — это основа здоровой корпоративной среды.