Электронные трудовые книжки

Закон предусматривает 5-летний переходный период наполнения Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее - Реестр) сведениям с использованием бумажных трудовых книжек (далее - ТК), других документов, имеющих сведения, предназначенные для внесения в Реестр. Поэтому пока нельзя говорить об отказе от бумажных ТК.

Поэтому стоит прояснить, как повлияет цифровая реформа на трудовые отношения и привычные процессы деятельности работодателей по учету персонала.

Как устроиться на работу без бумажной трудовой книжки?

Сейчас при устройстве на работу вместе с другими документами лицо должно подать ТК. Закон не запрещает принимать работника на работу без ПК, однако у работодателя тогда возникает альтернатива: или оформлять работнику ТК и считать его принятым по основному месту работы, или заключать трудовой договор о работе по совместительству. Закон связывает наличие ПК с местом основной работы (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закона).

В дальнейшем, с учетом переходного периода, гражданин, трудоустраивается, сможет подавать бумажную ТК или сведения о трудовой деятельности из Реестра. Кроме того, работник может требовать от работодателя оформления бумажной ТК и в дальнейшем.

После окончания переходного периода и внесения необходимых сведений о сотруднике и его трудовой деятельности в Реестр, в соответствии с п. 2 Заключительных и переходных положений Закона, работникам должны быть выданы на руки их бумажные ТК.

Что делать с бумажными трудовыми книжками?

Бумажные ТК сохранятся, однако порядок их ведения изменится. Их представление не требовать при приеме на работу. Работодатель должен оформлять ТК только по желанию работников. Эти книги будут храниться у работников, а работодатель по требованию сотрудников должен будет внести в ТК: запись о принятии / увольнения, перевода, поощрение и награды.

Очевидно эти правила рассчитаны на ту часть граждан, которые не готовы к диджитализации и традиционно доверяют бумажным документам. Впрочем, начиная с 1 января 2004 практическая ценность ТК для назначения пенсии снизилась. Ведь после введения персонифицированного учета застрахованных граждан в Реестре, ПФУ получает всю информацию о официальное трудоустройство, размер зарплаты, с которой уплачен единый социальный взнос, и продолжительность страхового стажа.

Поэтому бумажные ТК следует хранить, если лицо начала трудовую деятельность до 2004 г.., Чтобы иметь возможность подтвердить трудовой (страховой) стаж.

Кто и к какому периоду должен перенести данные с бумажной трудовой книжки в электронную?

Надо отметить, что такого понятия как «электронная трудовая книжка» не существует. Закон вспоминает Регистрация, ведение которого регламентировано Законом № 2464-VI, № 1058-IV, а также Положением. Фактически функционал Реестр будет дополнен значительным объемом информации, а ПФУ должна обеспечить функционирование web-портала электронных услуг с учетом новых требований.

Кстати, на портале электронных услуг ПФУ сейчас работает услуга «Электронная трудовая книжка», что дает возможность увидеть данные, касающиеся принятия / увольнения, имеющихся в распоряжении Фонда.

Что касается перевода информации с бумажных ТК в реестр, то этот процесс должен осуществляться в течение пяти лет с момента вступления в силу Закона. Прежде всего такую ​​информацию должны подавать работодатели, однако не запрещено их внесения и самими работниками. Это должно происходить при условии идентификации гражданина с использованием квалифицированного электронной подписи и т.п. в порядке, определенном ПФУ и Минсоцполитики.

Как работник может пользоваться электронной трудовой книжке, проверить данные и т.д.?

На данный момент порядок получения информации из Реестра работниками (застрахованными лицами) регламентируется разделом V Положения. Такая информация предоставляется в виде справок по формам, предусмотренным приложениями 3-9 к указанному Положению.

Работник может проверить сведения о себе в Реестре после идентификации личности в базе данных web-портала, а также с помощью терминалов доступа, в частности, автоматизированных, субъектов, подключенных к ИНФОРМСЕРВИС на web-портале эл. услуг ПФУ.

Доступ к документам можно осуществить, используя код-проверку и код подтверждения, направляемые застрахованному гражданину, совершивший запрос на email, SMS.

Как работодатели будут проверять, сколько кандидат проработал у предыдущего работодателя, а также причину увольнения?

Выяснить информацию о трудовой деятельности претендента на должность работодатель сможет несколькими способами:

• Во-первых, путем ознакомления с бумажной ТК в случае ее представления лицом.
• Во-вторых, работодатель является пользователем Реестра, поэтому после получения информации о трудовой деятельности сотрудника он сможет проверить ее в Реестре, воспользовавшись своим электронным кабинетом.

Что делать, если информация по электронной ТК исчезла или введена неправильно?
Ответственность за достоверность информации, содержащейся в Реестре, а также за ее сохранение и правомерное использование возложена на ПФУ. Учетная карточка застрахованного гражданина сохраняется в ПФУ в течение его жизни и в течение 75 лет после смерти (бумажные и / или электронные носители, если имеющиеся средства, которые гарантируют идентичность бумажного / электронного документа). Поскольку ПФУ получать сканированные копии бумажных документов, предоставленные работодателями и сотрудниками с использованием квалифицированного цифровой подписи, следует предположить, что в случае выявления несоответствия между бумажными и электронными версиями документов ПФУ будет проводить проверку как предоставленных документов, так и качество заполнения электронной трудовой книжки своими сотрудниками.

Защита информации обеспечивается в соответствии с требованиями Закона, а также ст. 21 Закона.

Автоматическое назначение пенсии

Законом предусматривается вариант назначения пенсии по возрасту, когда гражданину не нужно обращаться лично. Это будет происходить в случае, когда застрахованный гражданин получил право на то, чтобы ему назначили такую ​​пенсию при наступлении пенсионного возраста (предусмотренное ч. 1 ст. 26 Закона). Основанием есть сведения, которые находятся в системе персонифицированного учета, если до достижения пенсионного возраста гражданин не сообщил, что хочет получать пенсию позже.

Если данные, касающиеся страхового стажа, в системе персонифицированного учета отсутствуют, территориальный орган ПФУ проинформирует гражданина о необходимости их подать. Если речь идет об автоматическом назначении пенсии, предполагается определить, используя программы Реестра, самый выгодный вариант, включая дату назначения.

К сожалению, внедрение электронного учета трудовой деятельности создает существенные риски, прежде всего для сотрудников.

• Во-первых, накопление огромного объема персональных данных о сотрудниках в информационной системе ПФУ создает риски их разглашение или потери.
• Во-вторых, Закон не содержит механизма исправления ошибок, допущенных работодателями или работниками во время работы с Реестром, синхронизации информации из различных источников.
• В-третьих, недостаточный уровень компьютеризации и доступа в интернет, а также отсутствие культуры использования электронных доверительных услуг среди значительного количества населения принципиально не решит многих задач, которые ставит Правительство, вводя электронные ТК.