Как составить личный бюджет времени

Соучредитель и руководитель онлайн-школы английского языка EnglishDom Максим Сундалов поделился своими лайфхак тайм-менеджмента.

Мы живем в эпоху жестких войн корпораций за наше внимание. Facebook придумывает «цепляющие» алгоритмы, YouTube предлагает все больше «втягивающего» контента, а Sony представила PlayStation, которую раскупили еще до старта продаж.

Все они хотят получить наше время. И, будем честными - у них неплохо получается. Особенно сейчас, когда мы все чаще остаемся дома и все сложнее концентрируемся на важных делах.

Психологи Лондонской школы экономики и политических наук выяснили, как часто люди берут в руки телефоны без конкретной потребности. Оказалось, что в 9 из 10 случаев. Поэтому сегодня, как никогда, важно равномерно распределять время между всеми своими «надо» и «хочу», чтобы не застрять в водовороте информационного шума. Мы самостоятельно управлять временем, а не позволять ему управлять нами.

Вот три совета, как переосмыслить свой бюджет времени. И бонусом - несколько проверенных техник, которые вдохновят вас осознанно распоряжаться своей жизнью.

Проанализируйте, как вы проводите день

У каждого из нас есть 24 часа в сутки, 8 из них мы спим, еще 8 - учимся или работаем. А куда идут еще 8:00?

Мы привыкли оперировать избитыми высказываниями вроде «у меня нет времени». Особенно, если это касается действительно важных вещей, которые часто откладываются на безвик - выучить английский, пройти обследование здоровья, заняться спортом.

На самом деле, банальная математика показывает: ежедневно у нас остается как минимум 8 «свободных» часов. Конечно, часть этого времени закрывает такие потребности как передвижение на транспорте, приготовления пищи, общение с родными. Но куда мы тратим другие часы, сложно сказать.

Наше будущее зависит от того, чем мы наполняем свои 24 часа сегодня.

Каждый свой день я планирую до мелочей. Просыпаюсь обычно рано: летом и весной - в пять утра, в более холодное время - в 5:30. Ночью отдыхаю минимум 7-8 часов. Важно, чтобы в комнате, где я сплю, был свежий воздух. Во сне чувствую, как организм восстанавливается и набирается сил. Если хорошо высплюсь, иметь превосходную производительность на следующий день.

Утром в течение часа читаю или медитирую. Дальше - гуляю с собакой и занимаюсь спортом. Раньше ездил в спортзал, а сейчас дома провожу Nike тренировки.

По дороге на работу слушаю что-то полезное в машине - подкасты, бизнес-лекции или музыку. Утро - лучшее время для восприятия и усвоения информации, поэтому стараюсь не терять его зря.

В течение дня я работаю - 8-9 часов, а под вечер редко занимаюсь чем-то серьезным. Сил хватает на какие-то домашние дела. А потом - спать.

Если подытожить: в будни 7-8 часов я трачу на сон, 8-9 - на работу, 1-1,5 - на спорт, 2-3 - на семью, час на саморазвитие, остальное время - на транспорт, отдых , общение.

На выходных - другой график. Субботу уделяю семье и различным бытовым вещам, а воскресенье для меня - день лени, стараюсь не делать ничего.

На этапе становления личности и своего бизнеса я работал 6-7 дней в неделю. Но когда команда онлайн-школы EnglishDom стала сильнее, понял принцип Парето - важно не много работать, а качественно. Для стратега важно отдыхать, чтобы принимать решения свежей головой.

Как проанализировать свой день?

В течение двух недель поминутно записывайте все, чем вы занимаетесь. До мелочей: завтрак - 27 минут, zoom-совещание - 42 минут, просмотр сториз в Instagram - 73 минуты. Затем соберите все эти данные вместе, проанализируйте, на что уходит больше всего времени, и сделайте выводы.

Избавляйтесь «пожирателей времени»

У каждого есть свои «затягивающие дела» - например, скроллинг соцсетей, пустая болтовня с коллегами, перекуры и прочие мелочи. Коварство таких занятий в том, что они кажутся невинными, на самом деле время за ними летит незаметно. На «5 минут» зашли в любимую игру, а пришли за несколько часов.

Проследите за собой: на чем вы чаще всего «застревают» и не получаете от этого ни пользы, ни удовольствия? Это и есть ваш «пожиратель времени» - попробуйте избавиться от него.

Лучший способ покончить с такими привычками - заменить их полезными. Например, если вы привыкли утром за кофе листать соцсети, попробуйте в это время посмотреть короткую TED-лекцию на языке оригинала. Так вы убиваете двух зайцев одновременно - узнаете что-то новое и тренируете английский. И делайте это постоянно.

Регулярность - залог успеха. Да, это может показаться рутинным и скучным, однако именно дисциплина отвечает за большую часть вашего успеха в жизни. Например, когда я только основал EnglishDom и сам преподавал английский, понял, что студенты устают от однообразия.

Один из приемов, которые мы используем в онлайн-обучении, это изменение локации для обучения. Как физических, так и платформенных. Потому учиться можно с любого места, где есть интернет, а экосистема поддерживает и синхронизирует как цифровой учебник, так и мобильный приложение. Оказалось, что такая свобода передвижения и смена места положительно влияет на когнитивные способности. Поэтому мы в онлайн-школе приветствуем, когда студент выполняет домашнюю работу с мобильного телефона - так сейчас делают уже более 70% наших студентов. Главный вывод - меняйте форму, но не изменяйте регулярность, сохраняйте ритм.

И так надо подходить к формированию всех новых полезных привычек. Находить для них форму, мотивировала бы вас возвращаться к ним снова и снова. Не сидеть за партой, а подыскивать то, что подойдет именно вам.

Я тестировал несколько приложений для учета привычек, но ничего не «зашло». Как правило, они сложны и отнимают много времени - нужно что-то фотографировать, записывать. Поэтому я банально сделал карту в гугл-таблицы, где прописал, каким хочу быть, какие полезные привычки хочу иметь. Ежедневно во время медитации проговариваю эти месседжи и сканирую разногласия, где я мог предать себя, стараюсь приводить фокус и направлять себя в правильное русло.

Как не отвлекаться на вредные привычки?

Попробуйте правило «1-3-5». В течение дня делайте одно большое задание, три средние и пять мелких. Возьмите за привычку ежедневно выполнять 9 таких дел - это поможет держать дисциплину и все успевать.

И еще маленький лайфхак: важнейшее дело делайте первой. Мотивационный спикер Брайан Трейси называет это «поеданием лягушки». Если вы утром сделаете сложнее и самое неприятное задание, вам будет проще справляться с другими.

Планируйте и записывайте

Одна из главных ошибок тайм-менеджмента - держать все в голове. Кажется, все можно запомнить, но так мы только напрягаем свой мозг и затем, как правило, забываем важные вещи. Попробуйте записывать свои планы в любое удобное вам способом.

Я, например, все задания на день записываю в таск-менеджер Todoist. Ранее пользовался Wunderlist, но он все же проигрывает в функциональности. Для быстрых заметок использую Clear, а для более объемных - Google Keep. Также помогает в этом Apple Watch - часто делаю себе напоминание голосом.

Я работаю с большим потоком информации, поскольку параллельно менеджеры работу 11 департаментов. В течение дня сложно переключаться между задачами, поэтому дни недели распределяю по департаментами. Например, понедельник - продуктовый отдел, вторник - рекрутинг и так далее. Могу отвлекаться на критические вопросы по другим департаментами, но это бывает редко.

День планирую по типам задач. Час выделяю на «операционку» - низкий приоритет: если не успел, ничего страшного. Для встреч нужна свежая голова и много энергии. Важные дела стараюсь выполнять в состоянии потока. Сначала 15-20 минут уходит на то, чтобы сосредоточиться, а дальше я уже ловлю волну и спокойно работаю. Все оповещения выключаю, поэтому ничто не мешает моей производительности.

Все задачи в течение дня распределяю на четыре группы:

• Важно и срочно: стараюсь выполнять в первую очередь.
• Важно и не срочно: следующие по приоритетности задачи.
• Не важно и срочно, если есть возможность, делегирую кому-то.
• Не важно и не срочно: избегаю такие задачи.

Как еще можно спланировать время?

Списки задач - это прекрасно, но они не всегда дают четкое представление, насколько сложна по времени то или иное дело. К примеру, «уточнить у коллеги детали проекту» и «оформить резюме» - разные по сложности задачи. Если первое может занять несколько минут, то второе - несколько часов.

Поэтому попробуйте отводить каждому делу конкретное время - и отмечайте это в календаре. Так визуально вам проще будет воспринимать задачи, и ваш день будет поделен на конкретные «временные блоки».

Важное условие в таком случае - не отвлекаться: если взялись за одно дело, не перепрыгивают на другую. Я стараюсь безотрывно работать минимум 90-120 минут, после этого делаю перерыв. Так проще фокусироваться на одной задаче.

Основа тайм-менеджмента - правильные цели. Действия и привычки, которые мы делаем сегодня, серьезно влияют на будущее. Жизнь полна мгновенными соблазнами - конфета, кофе, Instagram, сериал - но стратегически они не приносят крутых результатов. Поэтому важно сохранять баланс между секундными удовольствиями и стратегическими задачами.